คุณประโยชน์ของเครื่องทำลายเอกสาร กับการทำลายสิ่งพิมพ์

คุณประโยชน์เครื่องทำลายเอกสาร มีมาก ตัวอย่างเช่น

  1. ลดจำนวนสิ่งพิมพ์ที่ไม่จำเป็น เหตุเพราะในวิธีการการใช้เครื่องทำลายเอกสารในการทำลายสิ่งพิมพ์ได้คัดเลือกงานพิมพ์ที่มีอายุเลย 5 ปีมาทำลาย (กฎหมายกำหนดให้ต้องเก็บเอกสารที่ใช้งานทางด้านกฎหมายในระยะเวลา5 ปี)
  2. ใช้พื้นที่ในการจัดเก็บงานพิมพ์น้อยลง สิ่งพิมพ์ที่ไม่สำคัญจะถูกนำไปทำลายเอกสารนั้นๆ
  3. พนักงานหรือเจ้าหน้าที่ปฏิบัติการได้อย่างราบรื่นรวดเร็ว เนื่องด้วยมีการจัดเก็บงานพิมพ์เป็นอย่างยอดเยี่ยมมีระบบระเบียบ
  4. ที่ทำงานเป็นที่เป็นทาง เพราะมีระบบการจัดเรียงเอกสารที่ดี
  5. ประหยับงบประมาณในการจัดเก็บเอกสาร

กระบวนการในการทำลายเอกสารนั้นมีจุดสำคัญมาก ทั้งในด้านการดำรงความลับทางกิจการ พร้อมทั้งในทางกฎหมายเองก็ตาม หรือการรักษาสิ่งแวดสิ่งแวดล้อม ในไทยมีกฎหมายกำหนดให้ต้องเก็บสำรองสิ่งพิมพ์ทางบัญชีในระยะเวลาถึง 5 ปี และโดยส่วนมากเมื่อเอกสารมีอายุเกินกำหนด สิ่งพิมพ์เหล่านั้นก็จะถูกนำมาทำลาย ใน อดีตการทำลายหลักฐานคือการนำเอกสารมาเผาซึ่งมีผลกระทบต่อภาวะแวดล้อมเป็นอย่างมากมาย ทั้งในด้านเพิ่มมลพิษทางภูมิอากาศ และยังทำลายชีวิตสิ่งมีชีวิตหลายอย่างอาทิเช่น ตัวแมลงสิ่งมีชีวิตที่อยู่ในดิน เป็นต้น สมัยนี้การทำลายเอกสารได้มีการพัฒนาขึ้นโดยการใช้เครื่องทำลายเอกสารเพื่อทำลายเอกสารที่สำคัญ

กระบวนการในการทำลายเอกสาร คือ

  1. พิจารณาเอกสารที่จะนำมาทำลาย ว่าเรายังใคร่ใช้ประโยชน์อีกใช่ไหม เมื่อทำลายเอกสารแล้วเราจะไม่สามารถนำกลับมาใช้ได้อีก แต่ก็มีเอกสารบางกลุ่มอาทิเช่น เอกสารสำคัญทางบัญชี เอกสารแบบก่อสร้าง และต้นฉบับเอกสาร ที่ยังสามารถใช้ประโยชน์ได้ดังนั้นเราจึงควรตรวจให้มั่นใจทุกคราวว่าต้อง การทำลายเอกสารนั้นๆหรือไม่
  2. แจ้งผลการพิจารณาเอกสารที่จะทำลายให้ผู้บังคับบัญชา เพื่อรายงานปริมาณจำนวนเอกสารที่จะนำไปทำลายและจดบันทึกไว้ว่าเรานำเอกสารอะไร
  3. ชั่งน้ำหนักเพื่อทดสอบผลรวมงานพิมพ์ที่ใช้ทำลายในเครื่องทำลายเอกสาร เพื่อออกหนังสือรับรองการทำลายเอกสาร
  4. เริ่มกรรมวิธีทำลายเอกสารด้วยเครื่องทำลายเอกสาร
  5. นำเศษเอกสารที่ถูกทำลายเทออกจากถังรองเศษเอกสารเพื่อให้สบายในการใช้งานครั้งต่อไป